La planificación estratégica del servicio de archivo y gestión documental

Este libro pretende aportar una metodología útil para los profesionales de los servicios de archivo y gestión documental que tienen que abordar la redacción de un plan estratégico para alcanzar los objetivos con éxito y rentabilizar los resultados ante la sociedad.Planificar es decidir hoy lo que se hará en el futuro o, dicho de otra manera, planificar es decir hoy dónde queremos estar mañana y cómo llegaremos. El proceso de planificación en un servicio de archivo permite determinar el destino, conocer los objetivos a largo plazo, optimizar el uso de recursos y estar preparados frente a hechos inesperados. La planificación conlleva, naturalmente, asignar unos recursos para cada proyecto o actuación de forma justificada. Esto es lo que debe asegurar la financiación adecuada de los servicios de archivo y sus actividades, tradicionalmente infravalorados. Los servicios de archivos y gestión documental no son ajenos a las grandes transformaciones de nuestra sociedad ante la cuarta revolución industrial, que mejora muchos aspectos de la calidad de la vida de la población con la llegada del mundo digital, aunque ciertamente este proceso de transformación solo beneficiará a quienes sean capaces de innovar y adaptarse. En este sentido, los servicios de archivo deben pensar estratégicamente y planificar su futuro para ser competitivos y útiles a la sociedad en profunda transformación y con cambios constantes. Para hacer frente a este reto, los servicios de archivo y gestión documental deben plantear conscientemente la elaboración del plan estratégico y los planes operativos o de actuación que lo desarrollan. En general, la planificación estratégica se concibe como aquel proceso mediante el cual una organización establece la misión, la visión, los objetivos y estrategias, sobre la base del análisis del entorno, con la participación de los profesionales de la organización, además de incorporar los intereses de los stakeholders. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo con las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas.La planificación estratégica siempre genera beneficios para un servicio de archivo y gestión documental, es sin duda la clave del éxito de las actuaciones y la mejor forma de no dejar nadapara la improvisación, pues incluso la mejor improvisación es aquella que se planifica.